Como conversar com clientes no WhatsApp

Uma boa primeira impressão e um pós-atendimento de qualidade andam de mãos dadas quando o assunto é fidelização do cliente. Seja qual for o ramo de atividade da sua marca, a recorrência dos seus produtos e serviços ou o volume de concorrência, a reputação da sua empresa será chave para o sucesso a longo prazo. E talvez não pareça, mas o elemento principal nessa história está nas interações com os consumidores, em especial com aqueles que entram em contato com a sua empresa pela primeira vez. Afinal, como conversar com clientes no WhatsApp?

Esse é um dilema importante para diversos empreendedores – uma vez que um contato mal gerido pode acarretar consequências desastrosas lá na frente. No WhatsApp, uma plataforma tão comum quanto o cafézinho no cotidiano dos brasileiros, é muito fácil transmitir uma mensagem errada ou uma frequência massiva de envios, parecendo falta de educação ou, pior ainda, spam comercial que ninguém tolera.

Mas não se preocupe; hoje, viemos para ajudá-lo a resolver essas questões antes mesmo que se tornem problemas, impulsionando tudo com o pé direito ou ajustando peças que talvez não estejam no lugar certo dentro do seu atendimento.

Como conversar com clientes no WhatsApp: 5 dicas essenciais

É um fato: o WhatsApp se tornou um dos principais canais de comunicação entre empresas e clientes, então o que nos resta é aproveitar a sua abrangência ao máximo. No entanto, como dissemos, abordar essa relação de forma inadequada pode prejudicar a sua reputação e até fazer com que sua conta seja mal vista.

Se você quer transformar esse canal em uma ferramenta eficaz de vendas e atendimento, existem algumas boas práticas para falar com clientes no WhatsApp que o seu negócio pode começar a seguir agora mesmo. Veja só:

1. Use o WhatsApp Business para passar credibilidade

Em primeiro lugar, que algo fique bem claro: a versão casual do aplicativo, aquela que usamos diariamente para falar com conhecidos, não é a opção ideal para fins comerciais. Para acatar as necessidades de empresas, incluindo conversas em massa, o WhatsApp Business foi desenvolvido em 2018 – e é dele que você precisa, caso ainda não tenha baixado. Veja só o que ele permite:

• Catálogo de produtos para exibir ofertas diretamente na conversa;
• Mensagens automáticas para agilizar respostas;
• Etiquetas para organizar contatos e manter um histórico de interações;
• Pagamentos dentro do app, facilitando o fechamento de vendas.

Além de profissionalizar sua comunicação, uma conta oficial e verificada transmite mais segurança ao cliente, que pode ter receio de interagir com números desconhecidos. E mais: se sua empresa recebe muitas mensagens ou precisa de múltiplos atendentes, vale a pena ainda considerar o WhatsApp API, uma solução mais robusta para negócios que querem automatizar e escalar o atendimento.

Leia até o final para descobrir a API perfeita para falar com clientes no WhatsApp!

2. Explique como conseguiu o contato do cliente

Apesar de tudo, o WhatsApp é um espaço pessoal, então é fundamental que sua abordagem não pareça invasiva.

Se você entrou em contato porque o cliente preencheu um formulário, participou de um evento ou interagiu com sua empresa nas redes sociais, deixe isso claro logo no início da conversa – por exemplo:

“Olá, [nome]! Vi que você baixou nosso material sobre [assunto] e queria saber se posso te ajudar com alguma dúvida.”

Isso transmite transparência e evita que o cliente se sinta desconfortável.

3. Seja breve e direto

O WhatsApp é um canal de mensagens rápidas. Isso significa que textos muito longos podem cansar o cliente e diminuir suas chances de resposta – ainda mais em uma era na qual o brasileiro médio tem o costume de mandar áudios entre amigos e familiares.

Portanto, evite mensagens enormes que exijam rolagem para ler tudo; prefira mensagens curtas e objetivas, quebradas em partes se necessário.

Lembre-se: quando uma mensagem parece longa demais, muitas pessoas deixam para responder depois e acabam esquecendo.

4. Personalize suas mensagens

Usar mensagens automáticas é útil, mas exagerar pode tornar sua comunicação impessoal.

Se possível, chame o cliente pelo nome e faça pequenas adaptações nas mensagens para que pareçam mais naturais. O WhatsApp não é um chatbot, então a personalização faz diferença.

Exemplo ruim: “Olá! Temos uma promoção para você. Quer saber mais?”
Exemplo bom: “Oi, [nome]! Vi que você se interessou por [produto/serviço]. Posso te contar mais detalhes?”

Esse tipo de abordagem aumenta as chances de engajamento e torna a conversa mais fluida.

5. Ofereça a opção de uma ligação

Nem todos os clientes querem resolver tudo por mensagem! Alguns preferem uma conversa rápida por telefone para esclarecer dúvidas ou fechar um negócio.

Seja flexível e ofereça essa possibilidade:

“Caso prefira, podemos falar rapidamente por ligação. O que acha?”

Além de tornar a negociação mais eficiente, uma chamada permite que o vendedor use o tom de voz para criar mais empatia e gerar confiança.

Leia também: Como setorizar uma empresa – os 8 departamentos principais

Os benefícios do WhatsApp API como canal de vendas

No fim do dia, todas essas questões levam a apenas uma conclusão: o WhatsApp é uma ferramenta poderosa para vendas e, quando usado de forma estratégica, pode impulsionar seus resultados muito além do que imaginava.

Vamos agora direcionar um olhar especial ao uso do WhatsApp API, que citamos anteriormente. Essa “versão de desenvolvedor” amplia ainda mais as possibilidades para empresas como a sua, que querem escalar suas vendas o quanto antes, a começar pela harmonia entre os setores e funcionários.

Abaixo, veja como conversar com clientes no WhatsApp API pode transformar o seu atendimento ao cliente – e fidelizá-los à sua marca ao longo do caminho.

Notificações tentadoras

Diferente do e-mail ou de outros canais, o WhatsApp tem uma taxa de abertura altíssima, muitas vezes superior a 90%. Isso significa que suas mensagens dificilmente passam despercebidas.

• Promoções e ofertas relâmpago: Você pode enviar mensagens personalizadas informando sobre descontos exclusivos, lançamentos de produtos e campanhas sazonais.
• Lembretes e carrinho abandonado: Com a API do WhatsApp, é possível programar notificações automáticas para lembrar clientes sobre compras não finalizadas ou enviar alertas de estoque baixo para incentivar a decisão de compra.
• Confirmações de pedidos e status de entrega: Enviar atualizações em tempo real mantém o cliente informado e reduz dúvidas ou chamadas no suporte.

Com a API do WhatsApp para conversar com clientes, essas notificações podem ser enviadas de maneira automatizada e segmentada, sem que sua equipe precise fazer tudo manualmente.

Comunicação veloz

O WhatsApp permite um atendimento ágil, o que melhora a experiência do cliente e acelera o ciclo de vendas.

• Respostas rápidas: O cliente pode tirar dúvidas e tomar decisões de compra sem precisar esperar um e-mail ou ligação.
• Facilidade no atendimento: Sua equipe pode gerenciar múltiplas conversas simultaneamente, otimizando o tempo e a eficiência do suporte.
• Menos burocracia: Em vez de preencher formulários extensos ou passar por processos demorados, o cliente resolve tudo direto pelo app.

Com a API oficial, o atendimento pode ser centralizado em plataformas especializadas, permitindo que várias pessoas da equipe respondam clientes simultaneamente, sem precisar compartilhar um único aparelho de celular.

Mensagens automáticas

A automação de mensagens reduz o tempo de resposta e melhora a experiência do cliente – garantindo que ele receba atenção imediata.

• Saudações e mensagens de ausência: Se um cliente entra em contato fora do horário comercial, o WhatsApp pode enviar uma mensagem automática informando quando ele será atendido.
• Respostas rápidas para perguntas frequentes: “Quais são as formas de pagamento?”, “Qual o prazo de entrega?”, “Tem estoque?” – todas essas dúvidas podem ser respondidas sem intervenção humana.
• Fluxos de atendimento: Com a API, é possível criar menus interativos onde o cliente escolhe o que deseja saber e recebe respostas automáticas antes de ser direcionado para um atendente.

Exposição no catálogo digital

O catálogo do WhatsApp Business permite que os clientes vejam seus produtos e serviços diretamente no app, sem precisar acessar um site ou aplicativo externo.

• Facilidade para visualizar ofertas: O cliente pode explorar seu portfólio sem precisar sair do WhatsApp.
• Menos barreiras na jornada de compra: Com o catálogo, ele já vê fotos, descrições e preços antes mesmo de entrar em contato.
• Processo de compra mais rápido: Se ele gostou de algo, o cliente pode clicar diretamente no produto para perguntar sobre ele ou até mesmo finalizar a compra com um pagamento dentro do próprio WhatsApp.

Com a API oficial, essa experiência pode ser ainda mais aprimorada, permitindo a integração do catálogo com sistemas de e-commerce e CRM, automatizando ainda mais as interações.

Se você usa o WhatsApp Business para atender clientes, esta mensagem é para você!

Empreendedor, se a sua empresa utiliza uma conta comercial do WhatsApp para conversar com clientes, temos uma boa notícia para você: a API perfeita para o seu negócio está bem aqui, permitindo que você aplique todas essas estratégias no seu dia a dia sem investir muito.

Esta é a proposta do Chat Corp: uma solução SaaS (Software como Serviço) da DT Network que transforma o seu canal de comunicação em um atendimento multicanal integrado a um único número – pelo qual todos os seus funcionários podem atender ao mesmo tempo, em qualquer lugar que estiverem, e assim falar com clientes no WhatsApp da maneira mais profissional e orgânica possível.

Entre outras vantagens do nosso sistema, você pode ter acesso a uma gestão aprofundada da sua conta comercial – fazendo uso de métricas em tempo real e relatórios de conversas – para aumentar seus lucros e organizar ainda mais o seu ambiente de trabalho de acordo com os resultados coletados!

Veja só o que você terá em mãos para encantar o cliente com um pós-atendimento excepcional:

• um controle de gerência na palma da sua mão;
• histórico de conversas, interações e transações para criar um perfil personalizado de consumidor;
• setorização e mensagens automáticas por setor, não deixando nenhum cliente aguardando em filas de espera;
• um chatbot personalizável, mais eficiente do que o WhatsApp Business;
• envio de descontos e promoções exclusivas diretamente no endereço de contato dos clientes;
• e muito mais!

Portanto, a nossa solução é a mais ideal se você já usa o WhatsApp como canal inicial de comunicação. E a cereja no bolo vem agora: como um sistema White Label, você pode colocar o nome da sua marca na plataforma, como se fosse sua, e revendê-lo para outras pessoas interessadas em terceirizar esse tipo de serviço!

Agora é a hora – convidamos você a se juntar a milhares de empresas que confiam na eficácia de nossas soluções para conversar com clientes no WhatsApp. Entre em contato com um de nossos agentes ainda hoje.