PorO WhatsApp é uma ferramenta fundamental para o crescimento da relação entre empresa e cliente. Buscando a melhoria na comunicação profissional, o Meta passou a disponibilizar a plataforma WhatsApp Business – também conhecido como WhatsApp corporativo – para os donos de negócios que querem personalizar essa interação, deixando tudo em um só lugar. Contudo, há uma política para uso do WhatsApp corporativo que muitos precisam ter em mente antes de qualquer coisa.
Leia o artigo para ter uma melhor ideia sobre o código de ética ideal para funcionários. Caso deseje implementar essa plataforma em um ambiente de trabalho, clique aqui para maiores detalhes.
Política de uso, regras e ética dentro do expediente
Segundo um levantamento de pesquisadores, 57% das empresas brasileiras utilizam o WhatsApp como meio de comunicação. Embora esse sistema instantâneo tenha impulsionado a produtividade de muitos negócios, é evidente que a facilidade abre portas para erros e distrações por parte dos funcionários e, como consequência, um atendimento virtual muitas vezes precário.
Sendo assim, abaixo apresentaremos dicas para aprimorar a política para uso do WhatsApp corporativo, evitando um mal-desempenho e falta de profissionalismo entre os membros de sua empresa.
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Grupos e mensagens
Criar grupos de trabalho pode ser algo útil, mas quando administrados corretamente. Deve-se analisar a gravidade das demandas, dos trabalhos e das situações antes de compartilhá-los com a equipe, cuja má-interpretação pode levar a um conflito de interesses dentro do expediente.
Mensagens particulares, por outro lado, especialmente no privado – onde haverá também a interação com os clientes – devem ser previamente discutidas entre os membros. Quanto à produtividade, deve-se estabelecer a linguagem aceitável, a quantidade de vezes que um funcionário pode usar deste meio para se comunicar, os assuntos que estão fora de questão, e assim vai. Há hora para tudo!
Horários e folgas
É extremamente importante, também, que um líder estabeleça funções e horários para cada funcionário, de modo que haja a máxima produtividade entre todos os setores. Em dias corridos, por exemplo, é ideal que haja mais de um atendente respondendo às mensagens de clientes.
Leia também: É Possível Usar o WhatsApp Business com Vários Usuários?
Além disso, é preciso respeitar o dia de folga de cada funcionário. Fora de expediente, o WhatsApp pessoal deve ser evitado, a não ser que seja uma emergência concreta.
Formalidade e profissionalismo
O tom de cada mensagem, de cada palavra e modo de interagir, é chave para uma boa primeira impressão. Como sabemos, fidelizar clientes – e manter um ambiente virtual agradável para seus funcionários no processo – se foca especialmente no atendimento rápido, preciso e profissional.
Evite usar emojis, gifs, imagens desnecessárias e abreviações. Tanto funcionários quanto clientes vão preferir clareza e objetividade acima de tudo, algo que mantenha a dinâmica fluindo. Na regulamentação da empresa, restringir o uso de certas coisas e favorecer outras ajuda na identidade corporativa e, também, na satisfação das partes.
Segurança e bom senso
Fique de olho no vazamento de informações e ataques cibernéticos. Um bom sistema de WhatsApp corporativo leva em conta uma boa segurança digital, protegendo os dados da empresa e de seus funcionários acima de tudo. Todos sabemos como o WhatsApp é um canal vulnerável a golpes e fraudes, afinal de contas – e os seus clientes também vão desejar receber um ar de credibilidade da sua marca antes de qualquer transação online.
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Por fim, o bom senso se resume em definir regras de uso dos aplicativos externos durante o expediente. Embora as redes sociais estejam muito presentes na nossa vida profissional – o WhatsApp sendo a “ponte” entre várias delas – é sempre bom estabelecer metas e hábitos aceitáveis entre todos os colaboradores, deixando a parte “divertida” do WhatsApp para assuntos alheios ao trabalho.
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