O que faz um atendente de chat? Como otimizar o WhatsApp

O WhatsApp é tão intrínseco à nossa comunicação cotidiana que “SMS” soa até como blasfêmia – e as empresas sabem disso. Com o passar dos anos, mais e mais serviços de telecomunicação migraram para o aplicativo da Meta, que hoje é usado por cerca de 67% dos negócios de comércio para captar, atender e fidelizar clientes brasileiros de todo tipo. Fato é que um número comercial se tornou a porta de entrada para a maioria dos produtos e serviços de uma marca – e é aqui que entra a importância do que faz um atendente de chat.

Continue lendo para saber o que exatamente esse trabalho abrange e como nós, aqui da DT Network, podemos ajudar a sua comunicação empresarial com uma solução inteligente, lucrativa e pronta para uso.

Leia também: Como criar uma central de atendimento no WhatsApp

O que faz um atendente de chat no WhatsApp?

A função de um atendente de chat vai muito além de apenas responder mensagens. Ele é, na prática, a “voz” escrita da sua empresa. É quem acolhe o cliente, entende a demanda, responde com agilidade e conduz o atendimento de forma clara, empática e profissional – tudo isso em tempo real, com o dinamismo que o WhatsApp exige.

No dia a dia, um atendente de chat faz o seguinte:

• Interage com o cliente com foco em resolver o problema ou fechar uma venda, guiando o consumidor de forma segura até o final do atendimento;
  
• Organiza e prioriza mensagens, mesmo em horários de pico, mantendo o tom cordial e a clareza;
  
• Encaminha conversas para os setores certos, como financeiro, suporte técnico ou comercial, quando necessário;
  
• Registra informações importantes durante a conversa para consultas futuras, como número de pedido, prazos combinados ou preferências do cliente;
  
• E, principalmente, mantém a satisfação do cliente em alta, seja com uma solução imediata, um bom encaminhamento ou um simples acompanhamento posterior.

Mas, claro: para isso, o atendente precisa de certas habilidades que fazem toda a diferença no atendimento pelo WhatsApp, Veja só:

• Boa escrita e comunicação objetiva (sem deixar de ser humana);
  
• Agilidade no raciocínio, para lidar com múltiplas conversas ao mesmo tempo;
  
• Organização e disciplina, para manter o fluxo de atendimento sob controle;
  
• Conhecimento dos produtos e serviços oferecidos pela empresa;
  
• Empatia e paciência, que são virtudes valiosas quando o cliente está irritado, confuso ou com pressa.

O problema é que muitos negócios colocam esse peso todo nas costas de uma única pessoa, com ferramentas limitadas. Aí o desempenho cai, o cliente sente a diferença – e o negócio perde credibilidade. Por isso, contar com um sistema de apoio que facilite essa rotina é fundamental.

5 formas de otimizar o seu atendimento pelo WhatsApp

Agora que você já sabe o papel de um atendente de chat, é hora de entender como esse trabalho pode (e deve!) ser otimizado. Afinal, o WhatsApp é rápido, mas o atendimento profissional precisa ser ainda mais.

Aqui vão cinco práticas fundamentais para transformar o atendimento da sua empresa:

1. Use mensagens automáticas e respostas rápidas: Tenha mensagens pré-configuradas para perguntas frequentes, horários de funcionamento e boas-vindas. Isso economiza tempo e já dá ao cliente uma resposta imediata, mesmo que o atendente esteja ocupado com outras conversas.
   
2. Crie um padrão de linguagem para sua equipe: Padronizar a comunicação ajuda a manter a identidade da marca em todos os atendimentos, independentemente de quem está respondendo. Isso transmite confiança, profissionalismo e reduz erros.
   
3. Separe os atendimentos por setor ou tipo de cliente: Atendimento misturado gera confusão. Quando cada setor tem sua função bem definida (como vendas, pós-venda, suporte técnico ou financeiro), o atendimento flui melhor – e o cliente percebe isso.
   
4. Utilize indicadores de desempenho: Acompanhar métricas como tempo médio de resposta, número de atendimentos por dia e taxa de resolução na primeira conversa permite identificar gargalos e treinar melhor sua equipe.
   
5. Crie fluxos de atendimento personalizados: Dependendo do perfil do cliente, do canal de entrada ou do tipo de solicitação, você pode desenvolver fluxos diferentes que aceleram a conversa e aumentam a taxa de conversão. Por exemplo: um cliente que clicou num anúncio pode ir direto para o comercial, enquanto outro que pediu segunda via de boleto pode falar com o financeiro automaticamente.

Com isso dito, lembre-se: essas práticas não só garantem um atendimento mais fluido, estratégico e centrado no cliente como também podem ser aplicadas com muito mais facilidade quando você tem o suporte de uma plataforma robusta, uma que é pensada para negócios que querem crescer com consistência.

Estamos falando do Chat Corp!

Como o Chat Corp pode fortalecer a função de um atendente de chat

Empreendedor, se a sua empresa utiliza uma conta comercial do WhatsApp para conversar com clientes, temos uma boa notícia para você: a API perfeita para o seu negócio está bem aqui, permitindo que você aplique todas essas estratégias no seu dia a dia sem investir muito.

Esta é a proposta do Chat Corp: uma solução SaaS (Software como Serviço) da DT Network que transforma o seu canal de comunicação em um atendimento multicanal integrado a um único número – pelo qual todos os seus funcionários podem atender ao mesmo tempo, em qualquer lugar que estiverem, e assim falar com clientes no WhatsApp da maneira mais profissional e orgânica possível.

Entre outras vantagens do nosso sistema, você pode ter acesso a uma gestão aprofundada da sua conta comercial – fazendo uso de métricas em tempo real e relatórios de conversas – para aumentar seus lucros e organizar ainda mais o seu ambiente de trabalho de acordo com os resultados coletados!

Veja só o que você terá em mãos para encantar o cliente com um pós-atendimento excepcional:

• um controle de gerência na palma da sua mão;
• histórico de conversas, interações e transações para criar um perfil personalizado de consumidor;
• setorização e mensagens automáticas por setor, não deixando nenhum cliente aguardando em filas de espera;
• um chatbot personalizável, mais eficiente do que o WhatsApp Business;
• envio de descontos e promoções exclusivas diretamente no endereço de contato dos clientes;
• e muito mais!

Portanto, a nossa solução é a mais ideal se você já usa o WhatsApp como canal inicial de comunicação. E a cereja no bolo vem agora: como um sistema White Label, você pode colocar o nome da sua marca na plataforma, como se fosse sua, e revendê-lo para outras pessoas interessadas em terceirizar esse tipo de serviço!

Agora é a hora – convidamos você a se juntar a milhares de empresas que confiam na eficácia de nossas soluções para conversar com clientes no WhatsApp. Entre em contato com um de nossos agentes ainda hoje.