Como usar um único número da empresa no WhatsApp

O WhatsApp Business é utilizado por cerca de 67% dos negócios brasileiros para captar, atender e fidelizar clientes de todo tipo. E como não seria? Hoje em dia, todo mundo usa o aplicativo da Meta para se comunicar com amigos, colegas e familiares – e não seria diferente para falar com aquela marca favorita, que oferece produtos e serviços ali mesmo, na palma da mão, sem precisar ter contato pessoal ou (pasme) uma longa ligação com um call center extremamente demorado. E você, empreendedor: sabe usar o número da empresa no WhatsApp de forma dinâmica e lucrativa?

Porque, sim, isso é possível. O potencial do WhatsApp é ainda maior quando todas as interações são concentradas em um único número compartilhado por toda a equipe, e é disso que queremos falar hoje.

Continue por aqui para saber como usar um único número da empresa no WhatsApp e otimizar o seu atendimento ao cliente!

Veja também: Programas para armazenar dados de clientes – como escolher?

Número da empresa no WhatsApp: o que saber?

Apesar do WhatsApp Business ter sido lançado em 2018 justamente para acatar as diferentes necessidades das contas empresariais – que, de certa forma, precisam de recursos de comunicação mais robustos do que os tradicionais – ele ainda tem limitações quando o assunto é atendimento simultâneo.

Veja só: a versão simples do WhatsApp Business suporta até 4 usuários em diferentes dispositivos além do principal; isso pode ser vantajoso para empresas menores, mas totalmente incapacitante para corporações maiores.

Isso se dá porque a maioria das empresas começa a usar o WhatsApp de maneira informal, com um número pessoal ou comercial instalado em um único celular. Conforme o negócio cresce, essa estrutura começa a falhar. Surge o dilema: como continuar atendendo todo mundo com agilidade e organização usando um aplicativo que só permite um aparelho principal e, no máximo, mais 4 conexões?

Pense na rotina do seu time:

• Um cliente envia uma mensagem e demora a ser atendido porque o celular com o WhatsApp está com outro funcionário.
  
• Um colaborador responde fora do tom da marca porque não há histórico suficiente da conversa anterior.
  
• Outro colaborador promete um desconto, mas ninguém registra isso – e o cliente cobra depois, gerando atrito.
  
• Enquanto isso, os gerentes não conseguem visualizar métricas básicas: quantas conversas estão em andamento? Quantas foram resolvidas? Qual o tempo médio de resposta?

Ou seja, o número da empresa no WhatsApp vira um gargalo. E a sensação é de estar apagando incêndios o tempo todo, especialmente em horários de pico.

Mais do que isso: quando sua empresa trabalha com vários números para “tentar dar conta”, o cliente começa a se perder também. Ele nunca sabe por onde falar, tem que repetir tudo do zero em cada canal e pode acabar desistindo antes mesmo de fechar negócio.

É aí que entra o conceito de centralizar tudo em um único número oficial da empresa – uma estrutura profissional que traz, entre outras vantagens:

• Consistência na comunicação: todos os atendimentos partem do mesmo canal, com a mesma identidade visual e tom de voz;
  
• Acesso simultâneo para toda a equipe, com organização por setor: vendas responde o que é de vendas, suporte o que é de suporte, sem confusão;
  
• Histórico unificado de atendimento: qualquer atendente sabe o que foi combinado com o cliente anteriormente;
  
• Controle de qualidade com dados reais: você sabe quem está atendendo melhor, onde estão os gargalos, qual horário recebe mais mensagens, etc.;
  
• Maior confiança por parte do cliente: ele vê que está falando com uma estrutura real, e não improvisada.

Em resumo, enquanto o WhatsApp Business tradicional pode até funcionar nos primeiros meses, chega um momento em que ele trava o seu crescimento, principalmente se você está buscando escalar e fidelizar com profissionalismo.

Como usar um único número da empresa no WhatsApp

A solução está na versão acima do WhatsApp Business: o WhatsApp API. Essa é uma versão paga e autorizada pela própria Meta que permite que toda a equipe atenda ao mesmo tempo – cada um com seu login, seus registros, suas métricas e seus clientes.

Quando se fala em “usar um único número compartilhado”, não estamos falando apenas de instalar o WhatsApp Web em vários computadores. Estamos falando de algo muito maior: uma estrutura robusta, exatamente o que a API oferece. Veja como isso funciona na prática para o empreendedor que quer sair da informalidade:

1. Escolha e registre o número certo para ser o oficial da empresa
   Esse número será o seu cartão de visitas digital. Ele deve ser fácil de lembrar e amplamente divulgado em todas as suas redes, embalagens, site e materiais físicos. Importante: ele não pode estar ativo em nenhuma conta comum no momento da migração para a API.
   
2. Contrate uma plataforma intermediadora da API oficial do WhatsApp Business
   A API não é um aplicativo; ela precisa ser integrada a uma plataforma especializada que disponibilize toda a estrutura de atendimento (dashboards, relatórios, usuários, chatbots, etc.). Essa plataforma será o seu “ambiente de gestão” do WhatsApp – muito mais poderosa do que qualquer aplicativo.
   
3. Configure os perfis e setores de atendimento
   É possível criar diferentes setores dentro do mesmo número – por exemplo: Vendas, Suporte, Financeiro. Cada setor pode ter atendentes específicos e até respostas automáticas personalizadas. Com isso, nenhum cliente fica esperando e cada um vai direto ao ponto com quem realmente pode resolver.
   
4. Crie um perfil comercial completo no WhatsApp
   Esse perfil será visível para todos os clientes que iniciarem contato. Use esse espaço para reforçar a credibilidade: inclua o nome da empresa, site, descrição, horário de atendimento, localização e até imagens institucionais. O perfil certo transmite segurança antes mesmo da primeira mensagem.
   
5. Implemente chatbots e automações, se necessário
   A depender do seu fluxo de atendimento, você pode adicionar automações no início das conversas: “Olá, quer falar com Vendas ou Suporte?”; “Qual o seu nome e número do pedido?”. Isso qualifica o atendimento, economiza tempo e evita que o cliente se sinta ignorado nos primeiros segundos.
   
6. Monitore tudo com relatórios e dashboards em tempo real
   Com a API, você acompanha métricas que antes eram invisíveis: tempo médio de atendimento, taxa de resposta, volume por horário, mensagens não lidas, entre outras. É assim que se toma decisões estratégicas, corrige falhas rapidamente e transforma a comunicação em ferramenta de crescimento.
   
7. Treine sua equipe com base nas novas ferramentas
   Não basta ter a tecnologia: seus colaboradores precisam entender como usá-la. A boa notícia é que o ambiente das APIs modernas é simples, intuitivo e altamente colaborativo. E, com o tempo, sua equipe ganha agilidade, consistência e mais autonomia.

Essa estrutura não só libera o potencial máximo do número da empresa no WhatsApp como transforma a comunicação da sua empresa em uma operação de excelência, pronta para escalar com inteligência e resultado. E você está no lugar certo para encontrar a solução perfeita para o seu negócio ainda hoje!

Conheça o Chat Corp, a API oficial para fidelizar os seus clientes!

Empreendedor, se a sua empresa utiliza uma conta comercial do WhatsApp para conversar com clientes, temos uma boa notícia para você: a API perfeita para o seu negócio está bem aqui, permitindo que você aplique todas essas estratégias no seu dia a dia sem investir muito.

Esta é a proposta do Chat Corp: uma solução SaaS (Software como Serviço) da DT Network que transforma o seu canal de comunicação em um atendimento multicanal integrado a um único número – pelo qual todos os seus funcionários podem atender ao mesmo tempo, em qualquer lugar que estiverem, e assim falar com clientes no WhatsApp da maneira mais profissional e orgânica possível.

Entre outras vantagens do nosso sistema, você pode ter acesso a uma gestão aprofundada da sua conta comercial – fazendo uso de métricas em tempo real e relatórios de conversas – para aumentar seus lucros e organizar ainda mais o seu ambiente de trabalho de acordo com os resultados coletados!

Veja só o que você terá em mãos para encantar o cliente com um pós-atendimento excepcional:

• um controle de gerência na palma da sua mão;
• histórico de conversas, interações e transações para criar um perfil personalizado de consumidor;
• setorização e mensagens automáticas por setor, não deixando nenhum cliente aguardando em filas de espera;
• um chatbot personalizável, mais eficiente do que o WhatsApp Business;
• envio de descontos e promoções exclusivas diretamente no endereço de contato dos clientes;
• e muito mais!

Portanto, a nossa solução é a mais ideal se você já usa o número da empresa no WhatsApp. E a cereja no bolo vem agora: como um sistema White Label, você pode colocar o nome da sua marca na plataforma, como se fosse sua, e revendê-lo para outras pessoas interessadas em terceirizar esse tipo de serviço!

Agora é a hora – convidamos você a se juntar a milhares de empresas que confiam na eficácia de nossas soluções para conversar com clientes no WhatsApp. Entre em contato com um de nossos agentes ainda hoje.