Planilha de controle para contato com clientes: vale a pena?

Você é do tipo que usa a planilha de controle para contato com clientes? Que bom, pois esse é o caminho para diversas estratégias de marketing.

No mundo dos negócios, controlar as interações com o seu consumidor é chave não só para assegurar as contas da empresa como também para garantir o sucesso da sua marca a longo termo, abrindo uma porta de possibilidades quando o assunto é fidelização de clientes. Para isso, várias pessoas costumam usar sistemas dedicados de cadastro – seja por meio de uma plataforma terceirizada ou do próprio WhatsApp Business – enquanto outras ainda preferem o método mais tradicional de registro: a famosa planilha.

Mas será que essa é mesmo a melhor abordagem? Continue conosco para descobrir as vantagens e desvantagens de usar uma planilha para controlar o contato de clientes, bem como uma solução imperdível para alavancar a sua taxa de satisfação.

Leia também: Como conseguir contatos de clientes já na primeira interação

O que é uma planilha de controle para contato com clientes?

Uma planilha de controle para contato com clientes nada mais é do que um documento estruturado, geralmente criado em programas como Excel ou Google Sheets, onde as informações sobre os clientes são registradas e organizadas. Esse recurso é utilizado para acompanhar interações, monitorar históricos de atendimento e facilitar o planejamento de ações de relacionamento.

A estrutura de uma planilha pode variar conforme a necessidade de cada empresa – mas, no geral, ela inclui dados básicos como nome, telefone, e-mail, data do último contato e observações importantes sobre o cliente. Algumas empresas também adicionam colunas para status do atendimento, preferências do consumidor e até mesmo um histórico de compras.

Apesar de ser uma ferramenta acessível e personalizável, uma planilha tem suas limitações, então é importante saber lidar com cada situação e adaptar o sistema da sua empresa à demanda que ela tiver. Como veremos, essas limitações podem impactar a eficiência do atendimento e a experiência do cliente, potencialmente até prejudicando a reputação da sua marca.

O que incluir em uma planilha para controlar o contato de clientes

Mas vamos para o que importa por enquanto: para que uma planilha seja realmente útil e eficiente, é fundamental que ela contenha informações organizadas de forma clara. Aqui estão alguns elementos essenciais que nunca devemos deixar passar nessa abordagem de organização:

• Informações básicas do cliente: Nome, telefone, e-mail e cargo (caso seja um contato B2B).
• Data do último contato: Ajuda a acompanhar a frequência das interações e a evitar que clientes importantes fiquem esquecidos.
• Status do atendimento: Permite classificar o cliente como “em andamento”, “concluído” ou “aguardando retorno”.
• Motivo do contato: Registrar se foi uma dúvida, uma reclamação, um pedido de orçamento ou outro motivo.
• Histórico de interações: Um registro resumido de cada conversa para que a equipe saiba exatamente o que foi discutido anteriormente.
• Notas adicionais: Preferências do cliente, feedbacks e qualquer outra informação relevante para um atendimento personalizado.

Vantagens da planilha de controle para contato com clientes

Ainda que seja algo um tanto arcaico na visão de muitos, o uso de planilhas para controle de contato com clientes apresenta algumas vantagens legais – principalmente para empresas de pequeno porte ou que estão no início da estruturação do seu atendimento. Podemos destacar os seguintes exemplos:

• Baixo custo: Planilhas são gratuitas e não exigem investimentos em softwares de CRM ou outras plataformas pagas.
• Fácil personalização: Você pode criar categorias e filtros conforme as necessidades do seu negócio.
• Acesso compartilhado: Ferramentas como Google Sheets permitem que várias pessoas atualizem a planilha em tempo real.
• Boa organização inicial: Para negócios com poucos clientes, uma planilha pode ser suficiente para manter os contatos organizados e acessíveis.

Contudo…

Desvantagens da planilha de controle para contato com clientes

Apesar das vantagens, com o crescimento do negócio, as limitações das planilhas começam a ficar evidentes. Algumas das principais desvantagens incluem:

• Falta de automação: Planilhas exigem atualizações manuais, o que pode levar a erros e informações desatualizadas.
• Dificuldade na escalabilidade: À medida que a base de clientes cresce, manter o controle via planilha se torna impraticável e propenso a falhas.
• Baixa segurança: Dados armazenados em planilhas podem ser facilmente apagados, alterados por engano ou acessados por pessoas não autorizadas.
• Falta de integração: Planilhas não se conectam automaticamente a outros sistemas, como WhatsApp ou CRM, dificultando um atendimento ágil e eficiente.

Leia também: Por que fazer um sistema de cadastro de visitantes na minha empresa?

Por que um sistema de CRM automatizado ainda é a melhor escolha

Vamos evoluir este assunto um pouco: você já deve ter ouvido falar do CRM (Customer Relationship Management) que acabamos de citar, não?

Um software de CRM permite que negócios armazenem dados importantes, como nome, telefone, e-mail, histórico de compras e atendimentos anteriores, tornando a comunicação mais personalizada e eficiente. Além disso, ele pode integrar diferentes canais – como e-mail, telefone e WhatsApp – centralizando tudo em um só lugar.

É como uma planilha de controle para contato com clientes, mas melhor ainda. Enquanto uma planilha pode ser útil para pequenas operações, um sistema de CRM traz inúmeras vantagens que facilitam o gerenciamento do relacionamento com clientes de forma automatizada, escalável e segura.

Veja por que um CRM pode fazer toda a diferença para seu negócio:

• Automação de processos: Com um CRM, você pode configurar respostas automáticas, agendamentos de follow-up e notificações sobre clientes inativos.
• Acompanhamento detalhado: O histórico de cada cliente é atualizado automaticamente, garantindo que toda a equipe tenha acesso às informações mais recentes.
• Maior segurança: Os dados ficam armazenados de forma segura, protegidos contra exclusões acidentais e acessíveis apenas por usuários autorizados.
• Integração com outros canais: Diferente de uma planilha, um CRM pode se conectar ao WhatsApp, e-mail e outras plataformas para facilitar a comunicação com os clientes.

Agora, imagine poder fazer tudo isso sem precisar sair do WhatsApp, o aplicativo que seus clientes já usam diariamente? Bom, isso é possível com uma API oficial do WhatsApp integrada a um CRM.

E é exatamente essa solução imperdível que queremos apresentar a você!

Vá além da planilha: use o WhatsApp ao seu favor para categorizar o contato de clientes em um sistema integrado de CRM!

Se a sua empresa utiliza uma conta comercial do WhatsApp Business para se comunicar com a clientela, temos uma boa notícia para você: a API perfeita para você controlar o contato de clientes – e usá-lo ao seu favor para lucrar mais – está bem aqui.

Esta é a proposta do Chat Corp: uma solução SaaS (Software como Serviço), desenvolvida pela DT Network, que transforma o seu atendimento em um sistema multicanal, permitindo que toda a equipe atenda aos clientes simultaneamente, de qualquer lugar, com um único número.

Com essa integração, você pode:

• Automatizar o atendimento: Configure mensagens automáticas para agilizar respostas e não deixar clientes esperando.
• Categorizar contatos e histórico de interações: Todos os atendimentos ficam registrados no sistema, eliminando a necessidade de planilhas.
• Enviar promoções e descontos personalizados: Utilize listas segmentadas para disparar ofertas estratégicas.
• Criar um chatbot personalizável: Tenha um assistente virtual para responder dúvidas e direcionar clientes de forma eficiente.

E a cereja do bolo? O Chat Corp é um sistema White Label, ou seja, você pode personalizá-lo com a identidade da sua marca e até revendê-lo como um serviço exclusivo da sua empresa!

Agora é a hora – convidamos você a se juntar a milhares de empresas que confiam na eficácia de nossas soluções para elevar seus padrões de atendimento. Entre em contato com um de nossos agentes ainda hoje.