Por que fazer um cadastro de visitantes na minha empresa?

Se você tem um estabelecimento de qualquer natureza, sabe o quão importante é registrar cada cliente que te visita – assim criando um banco de dados que você pode usar depois para traçar estratégias de relacionamento extremamente lucrativas. No entanto, com a ascensão da rigorosidade da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), muitos empresários se sentem intimidados e incertos quanto à legalidade de tais atos. Se você se enquadra nessa demografia, hoje viemos te contar os motivos pelos quais você ainda deve investir no cadastro de visitantes – e a forma correta de fazê-lo sem ter sanções judiciais.

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Para que serve o cadastro de visitantes?

Um sistema de cadastro de visitantes é utilizado para gerenciar e monitorar o acesso de pessoas em um local específico, como empresas, condomínios, escolas, hospitais ou eventos. No geral, esse recurso serve para:

• Registrar a entrada e saída de visitantes, garantindo que apenas pessoas autorizadas entrem no local. Isso pode incluir verificações de identidade, como documentos, fotos ou QR Code;
• Manter um histórico detalhado de quem visitou o local, incluindo horários e motivos – o que facilita a identificação de visitantes em casos de emergência ou situações de risco;
• Otimizar o fluxo de pessoas, evitando filas e agilizando o processo de entrada. Pode integrar-se com agendas digitais para informar a chegada de visitantes aos anfitriões;
• Ajudar a atender a regulamentações de segurança e proteção de dados (como a LGPD no Brasil, a qual abordaremos logo mais), mantendo registros organizados e acessíveis;
• Gerar relatórios sobre o número de visitantes, frequência e outras métricas úteis para análise e gestão;
• Proporcionar um processo de entrada mais eficiente e moderno, assim melhorando a percepção de organização e profissionalismo.

Em certos ramos comerciais, a função e o apelo do cadastro de visitantes desempenham um papel mais específico, tendo como foco principal as estratégias de marketing que citamos no começo. O cadastro nesses casos é muitas vezes digital e, sinceramente, recomendamos que seja mesmo – já que ele pode se integrar a vários aplicativos ou plataformas populares para um maior alcance de público, seja em tablets, catracas ou sistemas de biometria.

Idealmente, ele deve permitir a coleta e uso de dados que ajudam a melhorar a experiência do cliente. Chegou a hora de apresentarmos os 7 motivos pelos quais você deve investir nessa abordagem de negócio: a seguir estão as principais estratégias de marketing que podem ser implementadas a partir do cadastro de clientes.

1. Personalização de ofertas

• Enviar promoções específicas com base nos hábitos de consumo do cliente, como descontos em pratos ou produtos que ele consome frequentemente.
• Oferecer combos ou produtos relacionados ao histórico de compras.

2. Programas de fidelidade

• Implementar programas que recompensam a frequência ou volume de compras, incentivando o cliente a retornar.
• Oferecer pontos acumuláveis, brindes ou descontos exclusivos para clientes cadastrados.

3. Campanhas sazonais

• Criar campanhas especiais para datas comemorativas (aniversários, feriados ou eventos locais), usando as informações do cadastro para segmentar clientes.
• Enviar mensagens personalizadas, como parabéns com um desconto especial.

4. Comunicação direcionada

• Enviar e-mails ou mensagens sobre novidades, eventos, novos cardápios ou produtos.
• Manter os clientes informados sobre promoções relâmpago ou descontos exclusivos.

5. Remarketing e recuperação de clientes

• Identificar clientes que não visitam o local há muito tempo e enviar ofertas específicas para incentivá-los a retornar.
• Usar campanhas de e-mail ou SMS para reativar clientes inativos.

6. Pesquisa de satisfação

• Utilizar o cadastro para enviar pesquisas sobre a experiência do cliente, identificando pontos de melhoria.
• Oferecer incentivos para quem participa das pesquisas, como um desconto na próxima compra.

7. Segmentação do público

• Separar os clientes por categorias, como frequência de visitas, ticket médio, ou preferências de produtos, para campanhas mais eficazes.
• Oferecer experiências diferenciadas para clientes VIP ou frequentes.

Os desafios da integridade de dados trazidos pela LGPD ao cadastro de visitantes

Há um grande elefante na sala dessa história, claro: a Lei Geral de Proteção de Dados. Mas não esquente a cabeça.

Antes de mais nada, a LGPD não proíbe a coleta de dados de clientes ou visitantes. Ao contrário do que muitos pensam, ela apenas regula o uso dessas informações (os famosos dados sensíveis) para que elas não sejam extrapoladas em fins maliciosos ou potencialmente prejudiciais aos seus donos. Se o seu negócio depende de uma abordagem de troca social (o que, convenhamos, abrange a maioria das iniciativas empreendedoras hoje em dia), existe uma forma certa de cadastrar seus clientes no sistema corporativo.

Essa forma certa envolve uma série de diretrizes e medidas protetivas – e listamos abaixo cada uma delas em detalhes.

1. Consentimento claro e específico: O cliente deve concordar explicitamente com a coleta de seus dados, sabendo exatamente quais informações estão sendo coletadas e para que finalidade. O consentimento deve ser registrado e facilmente acessível, podendo ser revogado pelo cliente a qualquer momento.
2. Finalidade específica: Os dados só podem ser coletados e utilizados para os fins previamente informados ao cliente. Qualquer uso diferente do inicialmente informado exige nova autorização. Por exemplo, ao cadastrar um cliente para promoções, não use os dados para compartilhá-los com terceiros ou enviar materiais não relacionados.
3. Dados minimizados: Coletar apenas os dados estritamente necessários para a finalidade proposta. Evite solicitações excessivas ou que pareçam invasivas. Por exemplo, para enviar ofertas de um restaurante, o número de telefone e o e-mail são suficientes; não é necessário solicitar o CPF, a menos que haja um motivo justificável.
4. Transparência: Informar claramente ao cliente quais dados estão sendo coletados, como serão usados, quem terá acesso e por quanto tempo serão armazenados. Disponibilize uma política de privacidade de fácil entendimento e acessível ao público.
5. Segurança dos dados: Implementar medidas técnicas e organizacionais para proteger as informações coletadas contra acessos não autorizados, vazamentos ou alterações indevidas. Use sistemas confiáveis de cadastro e armazenamento, e implemente práticas como criptografia e controle de acesso.
6. Garantia de direitos dos titulares: Permitir que os clientes acessem, editem ou solicitem a exclusão de seus dados a qualquer momento. Esteja preparado para atender solicitações de exclusão de dados rapidamente, conforme exigido pela lei.
7. Responsabilidade pelo tratamento de dados: Identifique quem será o responsável dentro da empresa por monitorar o cumprimento das normas da LGPD. Se o processamento de dados envolver terceiros (como provedores de sistemas ou marketing), escolha parceiros que também estejam em conformidade com a lei.
8. Período de retenção: Defina e informe o tempo de armazenamento dos dados, excluindo-os quando não forem mais necessários para a finalidade proposta.
9. Proteção de dados sensíveis: Caso sejam coletados dados sensíveis (informações sobre saúde, religião, orientação sexual, etc.), tenha atenção redobrada. Esses dados exigem uma justificativa específica e medidas extras de proteção.
10. Registro de atividades: Mantenha um registro das atividades de tratamento de dados na empresa, como um histórico do que foi coletado, para qual finalidade e quem teve acesso.

O melhor sistema de cadastro de visitantes é o seu próprio Wi-Fi ou conta de WhatsApp!

Você sabia que a maioria das empresas brasileiras trabalha com um Wi-Fi privado e o WhatsApp para se comunicar com sua clientela? Ainda assim, a maioria delas não se preocupa com o regulamento de seus dados – e isso pode acarretar penalidades devastadoras para o seu futuro financeiro. Se este é o seu caso, agora é a hora de agir.

Para adquirir ferramentas que otimizam o banco de dados da sua empresa, é primordial escolher um parceiro que esteja em conformidade com a LGPD. E, para isso, você pode contar com a DT Network!

Nossa equipe oferece soluções de gestão wireless em conformidade com a lei, garantindo que seus usuários tenham seus dados pessoais protegidos e tratados de forma transparente. Ao adquirir nossos softwares empresariais, você contribui para o armazenamento e registro de todas as pessoas que utilizam a sua rede Wi-Fi – e tudo de forma regulada, oferecendo Internet gratuita para seus funcionários e clientes com o maior nível de confiabilidade possível.

Através do Hotspot Social, por exemplo, você coleta informações dos seus clientes de forma totalmente legal – tornando-se mais fácil perceber padrões e traçar um perfil dos frequentadores do seu estabelecimento. Além disso, com o Chat Corp, sua comunicação por WhatsApp fica mais segura e profissional do que nunca, trazendo confiança e credibilidade à sua marca sem ferir a privacidade de seus contatos.

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