6 dicas para reduzir custos utilizando tecnologia

Você sabia que é possível inserir tecnologia em seu negócio e ainda reduzir custos? Sim utilizando tecnologia isso é possível!

É muito importante reservar um tempo ao menos um vez por semana para analisar e reavaliar os custos que possui, com um custo menor, são maiores as chances de seu negócio ter uma vida financeira mais saudável.

Ter um negócio mais rentável hoje em dia se faz necessário buscar inovação tecnológica, que pode gerar economia para a sua empresa.

Nesse post eu trago 6 dicas que vão ajudar seu negócio a reduzir custos ao aplicar inovação tecnológica.

Como posso utilizar a tecnologia para impactar na redução de custos em meu negócio?

O assunto custo pode surgir quando há a necessidade de investir em tecnologia, infelizmente nem todas inovações de tecnologia são acessíveis e estão disponíveis para todas empresas do mercado.

Por outro lado, as empresas estão cada dia mais, independente do segmento, buscando tecnologias para o aumento de produtividade, eficiência de operações, que auxiliam a realizarem muito mais tarefas, produção enfim, com os mesmos recursos que já possuem e até menos!

A tecnologia nos possibilita agilizar e otimizar processos e operações que antes não eram possíveis. A maioria das empresas, com uma breve consultoria em empresas que não utilizam tecnologia corretamente, são descobertos, setores e processos que podem ser mais eficientes.

Um exemplo é a Revolução Industrial que nos mostra a diferença no aumento da produtividade, automação e ainda que pode reduzir os custos, sejam diretos ou indiretos.

Com o surgimento de novas tecnologias a todo momento, o impacto causado no desenvolvimento e crescimento das corporações se torna necessário em todos setores, seja em pequenas, médias e empresas de grande porte.

Dessa forma as inovações tecnológicas promovem vários avanços em negócios, reduzindo custos e melhorando as demandas de processos e comunicação entre empresas e setores.

A dica 6 é a mais recomendada em aplicar em qualquer negócio, então vamos às dicas!

1) Acabe com processos manuais para reduzir custos

Sabe aqueles formulários enormes que seus clientes e colaboradores devem preencher para solicitar algo? Acabe com eles já!

Você já teve de preencher uma enorme papelada apenas para fazer uma solicitação simples, muitas vezes em empresas que já possuem todos nossos dados, porém é solicitado de novo, fala a verdade, se não é tão essencial, a vontade é desistir né? Recomendamos fortemente que automatize isso, a economia do tempo de seus clientes preenchendo e de seus colaboradores lançando será enorme!

2) Comunicação entre empresas filiais e setores

A comunicação da sua empresa é essencial para facilitar e agilizar o trabalho de todos, com certeza sem uma comunicação eficiente, qualquer negócio vai perder muito tempo com o relacionamento entre os colaboradores. Ao modernizar a comunicação entre os colaboradores e empresas filiais, é reduzido o tempo gasto para iniciar uma conversa, para salvar algo importante, como a redução de impressões etc… Chat, agendamento de compromissos entre outros.

Uma solução que atende perfeitamente e a mais completa do mercado corporativo, é o Microsoft Teams.

3) Utilize um sistema de gestão eficiente, que ajude a reduzir custos

Hoje em dia qualquer negócio que emita uma nota fiscal, obrigatoriamente deve ter um sistema de gestão para melhorar a operação de seu negócio, como cadastro, de estoque, produtos, fornecedores, colaboradores, vendas, emissão de notas e boletos, entre outros.

Porém se você possui um sistema de gestão e ainda recorre à planilhas, tem algo errado, analise como um todo, você sai do seu sistema, lança novamente em planilhas o que já poderia ter em seu sistema, então isso gera um retrabalho que leva junto a sua produtividade, se isso faz sentido para você, busque um sistema que lhe atenda o máximo para evitar retrabalho, aqui temos um parceiro que faz exatamente isso, os softwares da Sigma Sofware, são uma excelente escolha!

4) Utilize um sistema de assinatura eletrônica para contratos

Uma das melhores formas de reduzir custos é diminuir impressos, e nesse caso se sua empresa utiliza contratos para venda de serviços, projetos e soluções, uma boa forma de fazer isso é partir para assinatura eletrônica de documentos.

Alguns sistemas possuem isso embarcados, com CRM’s, como o caso do PipeRun CRM que utilizamos e recomendamos aqui na DT Network, ele permite o envio da proposta por e-mail, e a assinatura do contrato com validade jurídica sem a necessidade de qualquer impresso extra!

Para negócios que precisam apenas da assinatura, pode se utilizar sistemas do mercado como o DocuSign entre outros, que possuem essa função e também eliminam 100% a necessidade de impressos.

5) Telefonia eficiente e moderna para empresas

Investir em sistemas de telefonia tecnológicos é importante para facilitar a comunicação interna e com suas filiais sem qualquer custo com operadoras!

Esses sistemas utilizando a tecnologia IP para interligar os sistemas, basicamente é o protocolo utilizado para acesso à internet, este permite a redução de custos e impacta positivamente na comunicação entre os colaboradores que falam via ramal, mesmo quando não estão em seu escritório, isso facilita muito!

Além das facilidade, você pode facilmente criar salas de conferência, transferir um cliente para um celular externo de um colaborador ou ramal que para o cliente é totalmente transparente, ele ligou apenas para um local e foi atendido por outra filial sem saber, o importante é ter seu problema resolvido certo?

Gravação de ligações, transferências para ramais externos em horários e dias específicos são apenas um dos benefícios que a telefonia IP entrega para seu negócio e ajudam a reduzir custos que antes não eram possíveis com sistemas de telefonia comum e básicos.

6) Utilize nuvem seu negócio para reduzir custos e aumentar a disponibilidade

Utilizar nuvem em qualquer negócio que dependa de tecnologia para operar, impacta em vários benefícios que são coerentes para empresas que almejam crescimento.

Ao utilizar nuvem, você pode armazenar as principais informações do seu negócio e disponibilizar através de um canal seguro para todos colaboradores, todas filiais, centralizando o armazenamento, além de ter os benefícios:

• Escala: Se seu negócio crescer, a nuvem te ajuda nisso, e cresce junto com o menor ou nenhum esforço;
• Disponibilidade: A disponibilidade de sistemas e ambientes se tornaram primordiais na operação dos negócios, afinal nenhuma empresa que utiliza um sistema, vai operar se o sistema estiver “fora do ar”, a nuvem é a escolha mais coerente para sanar esse problema, que todo negócio possui ao manter seu ambiente localmente;
• Segurança: Ao utilizar nuvem seus dados estarão armazenados com total segurança, geralmente, com acesso restrito, segurança armada, redundâncias e geradores de energia capazes de manter seu ambiente ativo por muito tempo, segurança digital monitorada e gerenciada por especialistas, com certeza será mais seguro do que ter seu servidor local, que a qualquer momento pode ser roubado ou mesmo comprometido por falha em alguma peça, até raios que podem queimar o mesmo;
• Reduzir custos: Várias empresas acreditam que ao mudar para nuvem seus custos são maiores, a verdade é que isso ocorre quando o consultor especialista em nuvem não foi um consultor, ou não domina o assunto, também quando você não enxerga valor em seu negócio, já pensou no custo do seu negócio totalmente parado por uma peça do seu servidor aí dentro da sua empresa que teve falha e só vai chegar na semana que vem? Ao utilizar nuvem com os maiores player, como Azure, AWS e Google Cloud Platform (GCP) você pode desligar seus servidores e economizar muito, mantendo ligado apenas nos horários que sua demanda pedir, ainda o aumento de disponibilidade e segurança vai melhorar muito a produtividade da sua empresa;

Além de vários outros benefícios, nuvem é acessível a qualquer negócio e pode ajudar muito a reduzir custos do seu negócio.

Com essas 6 dicas você consegue agilizar os processos da sua empresa otimizando a gestão da mesma. Evitar desperdícios e reduzir custos em cada setor é uma tarefa que a inovação tecnológica traz para sua empresa.